Для большинства организаций и предпринимателей, использующих автотранспортную технику, весьма остро стоит вопрос доверия к водителю. Многие работодатели подозревают, что шоферы присваивают часть «служебного» бензина, и порой такие подозрения подтверждаются фактами. Однако взыскать с работника стоимость похищенного ГСМ непросто. Для этого требуется тщательно соблюсти все формальности, предусмотренные законом. Наша статья может служить своеобразной памяткой для тех, кому предстоит удержать деньги из зарплаты водителя.

Вводная часть

Руководство большинства компаний, использующих автомобили, время от времени задается вопросом: соответствует ли количество ГСМ, списанного по документам, объему топлива, которое было фактически потрачено на производственные нужды? Другими словами, не обманывает ли водитель работодателя, присваивая себе неистраченную часть бензина, либо расходуя ее на личные нужды.

Узнать правду проще тем работодателям, кто заранее позаботился о современных способах контроля, например, установил систему спутниковой навигации. Такие системы позволяют отслеживать движение каждого авто в режиме реального времени. Для грузовиков популярным способом контроля является так называемый тахограф. Этот прибор непрерывно регистрирует показатели времени и скорости, периоды работы и отключения двигателя и проч.

Однако если лимит оказался превышен либо показания специальных устройств подтвердили предположение о нечестности водителя, удержать ущерб из зарплаты весьма непросто. Для этого нужно доказать, что виноват именно шофер, а не сам работодатель или внешние факторы.

Нужна внутренняя проверка

Экспедитор вместо водителя

На практике некоторые работодатели идут на хитрость. Они принимают сотрудника на должность экспедитора, хотя тот, по сути, выполняет функции водителя. Это позволяет заключить с работником договор о полной материальной ответственности, ведь должность экспедитора указана в соответствующем перечне, утвержденном Минтруда России. Далее сотруднику вверяют материальные ценности в виде топлива, и в случае растраты взыскивают ущерб в полном объеме.

На наш взгляд, данные способ не является безупречным, поскольку должностные обязанности водителя и экспедитора во многом не совпадают. К тому же ГСМ, на котором работает машина, не вполне соответствует понятию материальной ценности, вверенной экспедитору для перевозки. Все это может привести к тому, что работник, с которого взыскан полный ущерб, обратится в суд и выиграет его.

Правила удержания

Закончив все расчеты, работодатель должен издать распоряжение о взыскании. Сделать это необходимо не позднее одного месяца с момента, когда размер ущерба был окончательно определен. Пропустив данный срок, руководство теряет право на удержание ущерба из зарплаты водителя. В такой ситуации вернуть свои деньги (в том числе в пределах среднего месячного заработка) можно только через суд (ст. ТК РФ).

При удержании бухгалтер обязан руководствоваться статьей ТК РФ. В ней сказано, что в общем случае суммарный размер всех удержаний при каждой выплате зарплаты не может превышать 20% суммы, причитающейся работнику. Значит, если величина удержания достаточно велика, ее придется распределить на несколько месяцев.

Добавим, что взыскание ущерба не зависит от того, привлечен ли работник к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности. Таким образом, работодатель вправе написать заявление в полицию, и одновременно удержать стоимость украденного топлива из зарплаты шофера.

Производственная организация в перевозках для собственных нужд использует грузовое транспортное средство (далее — ТС, автомобиль), находящееся в ее собственности. Выяснилось, что водитель — работник организации, перевозя готовую продукцию на склады по Беларуси, израсходовал топливо сверх нормы. Рассмотрим, как компенсировать причиненный им ущерб, размер которого меньше трех среднемесячных заработков водителя.

Несколько слов о расходе топлива

Чтобы отследить, экономично ли расходуется топливо, сравнивают его фактический расход с рассчитанной нормой. А устанавливая последнюю, используют линейные обязательные нормы, утвержденные Минтрансом <*> . Они зависят от марки
и модели ТС.

Обратите внимание!
Если обязательных норм нет, например при эксплуатации автомобиля новой модели, прибегают к временным нормам <*> .

Обязательные нормы корректируют. Чаще всего их повышают. На практике это делают, если ТС эксплуатируется, например:
— при температуре ниже 0 °C;
— в условиях снежных заносов, сильных снегопадов, гололедицы;
— в городах с определенной численностью населения.

При эксплуатации ТС на асфальтированных и цементобетонных дорогах вне населенных пунктов (далее — трасса) нормы понижают <*> .

Соответствующие понижения и (или) повышения устанавливает приказом руководитель организации <*> . Предельные значения повышений (понижений) определены законодательством <*> .

Норму расхода с учетом повышения (понижения) обычно называют расчетной.

Пример определения расчетной нормы расхода топлива
Для перевозки своей продукции организация использует Ford Transit 350 2,4D (55 kW). Линейная норма расхода дизельного топлива для данного ТС — 9,5 л/100 км. Учет транспортной работы в тонно-километрах не ведется. Приказом установлено понижение для перевозок по трассе в размере 12% и повышение за перевозку грузов на 5%.
Расчетная норма составит <*> :
— для перевозки груза по трассе — 8,8 л/100 км (9,5 л/100 км + 9,5 л/100 км x 5% —
9,5 л/100 км x 12%);
— при возвращении порожнего автомобиля — 8,4 л/100 км (9,5 л/100 км —
9,5 л/100 км x 12%).

В некоторых случаях к расчетной норме прибавляется дополнительный расход топлива (например, если эксплуатируется ТС с прицепом). Его предельные размеры установлены законодательством <*> .

Алгоритм привлечения к матответственности

Шаг 1. Фиксируем пережог топлива и определяем размер ущерба

Как правило, фактический расход топлива вычисляют следующим образом:

Количество топлива в баке можно определить:
— зная его объем. Вместимость топливного бака автомобиля указывается в техдокументации к нему. От этой величины отнимают количество топлива, поместившегося при заправке автомобиля до полного бака;
— используя специальные приборы (например, топливомеры, метроштоки и т.д.).

Как правило, результат расходования топлива определяют в конце каждого месяца. Это может быть экономия топлива или его перерасход — пережог. Документальным основанием для выявления пережога выступает акт снятия остатков <*> , а также документы, подтверждающие использование топлива. Это путевые листы, накопительные ведомости данных путевых листов о фактическом расходе горюче-смазочных материалов (ГСМ) или карточки учета расхода топлива, иные документы, которые содержат сведения о работе водителя и автомобиля или используются для оперативного и бухгалтерского учета топлива.

В нашей ситуации пережог топлива — это ущерб, причиненный производителю. То есть по вине водителя имеет место утрата, из-за которой производитель вынужден нести дополнительные расходы на приобретение топлива.

Определить размер ущерба можно так. Сначала выявить его величину в натуральных показателях (как правило, в литрах). Для этого от фактического расхода топлива отнять расход по норме. Затем полученное значение умножить на стоимость, по которой недостающее топливо числится в бухучете <*> .

Шаг 2. Выясняем причины перерасхода топлива

Чтобы установить причины перерасхода топлива, производитель может создать специальную комиссию. Для этого издается распорядительный документ, как правило приказ <*> . Комиссия действует постоянно или созывается в каждом случае перерасхода ГСМ. Обычно в нее включают начальника транспортного отдела, кадровика, механика. Их задача — выявить причины перерасхода и его виновника.

В рассматриваемом случае ущерб от перерасхода причинен по вине водителя (ТС использовалось в личных целях и т.п.). И чаще всего виновные действия водитель совершает умышленно. То есть осознает, что нарушает трудовые обязанности, предвидит, что его действия повлекут перерасход топлива, а значит, причинят производственной организации ущерб, и допускает наступление таких последствий (относится к ним безразлично).

Виновность может признать сам водитель (например, в объяснительной записке), а может установить комиссия.

Во втором случае изучают данные путевых листов, информацию о пробеге по спидометру, движении ГСМ. Сделать это проще, если автомобиль оснащен:
— системой мониторинга пройденного расстояния, показания которой водитель не может фальсифицировать;
— устройством контроля топлива в баке.

Кроме того, проводят контрольные заезды. В случае когда водитель постоянно следует одним маршрутом, можно разработать паспорт маршрута. В таком документе среди прочего указывают дорожные условия движения ТС, протяженность маршрута. Все это позволяет отследить, вносил ли водитель в путевой лист данные, отличные от фактических.

На заметку
Расход топлива сверх нормы также может быть вызван:
— техсостоянием автомобиля. Так, к пережогу приводит подтекание топлива в системе питания ТС;
— занижением расчетной нормы расхода. Например, если, устанавливая повышения, не учесть дорожные условия (скажем, пробки), в которых будет эксплуатироваться автомобиль.
В таком случае взыскать ущерб с водителя нельзя.

Шаг 3. Проверяем наличие всех условий привлечения к матответственности

За причиненный пережогом топлива ущерб производитель вправе привлечь водителя к матответственности <*> . Это можно сделать, если при наличии ущерба и вины <*> :

1) поведение водителя было противоправным. То есть он допустил пережог по причине неисполнения или ненадлежащего исполнения своих трудовых обязанностей;

Пример
Согласно рабочей инструкции водитель должен соблюдать рекомендации по маршруту движения. В их нарушение водитель уклонился от кратчайшего маршрута, чтобы заехать домой. Во время стоянки двигатель не глушил. Это повлекло перерасход топлива.

2) между ущербом и неисполнением (ненадлежащим исполнением) трудовых обязанностей есть причинно-следственная связь .

При этом должны отсутствовать обстоятельства, исключающие ответственность водителя. Пример таких обстоятельств — форс-мажор, состояние крайней необходимости.

Шаг 4. Взыскиваем ущерб

Водитель, умышленно допустивший перерасход топлива, как правило, несет полную матответственность <*> . То есть возмещает ущерб в полном объеме.

Наниматель может компенсировать свой ущерб несколькими способами:

1) для начала стоит предложить водителю возместить ущерб добровольно. Лучше, если согласие будет оформлено письменно. Например, водитель напишет заявление о добровольном возмещении ущерба или с ним заключат соответствующее соглашение. Целесообразно, чтобы такие документы устанавливали сроки перечисления денег;

Пример формулировки заявления
В связи с излишним расходом мною топлива за период с 01.03.2018 по 30.03.2018 обязуюсь возместить причиненный ущерб в размере 53,54 руб. добровольно путем перечисления указанной суммы на расчетный счет ООО «Хлебовичок» не позднее 17.04.2018.

2) если водитель откажется возместить ущерб в добровольном порядке — распорядиться удержать сумму ущерба из зарплаты. Это можно сделать, если одновременно выполняются следующие условия:

— ущерб не превышает трех среднемесячных зарплат водителя <*> ;

На заметку
Как определить среднюю зарплату за месяц — установлено законодательством <*> .

— у водителя затребовано письменное объяснение <*> ;
— решение об удержании принято не позже двух недель со дня обнаружения ущерба. То есть со дня, когда стало известно о наличии ущерба.

Чтобы удержать сумму ущерба, руководитель издает распоряжение или приказ. С таким документом водителя ознакомляют под подпись. А если он отказывается — составляют соответствующий акт.

Удержать деньги можно не раньше 10 дней со дня сообщения об удержании
водителю <*> . При этом бухгалтерия производителя должна соблюдать:
— ограничения. Так, общий размер всех удержаний не должен превышать 50% причитающейся водителю зарплаты <*> ;
— запреты. Например, нельзя производить удержание из выходных пособий и компенсационных выплат <*> ;

3) подать иск о возмещении водителем суммы ущерба.

В рассматриваемой ситуации сумма ущерба от пережога топлива не превышает трех средних зарплат водителя за месяц. Значит, ее можно удержать по распоряжению руководителя из зарплаты виновника <*> . Однако нанимателю придется обратиться в суд, если <*> :
— пропущен срок издания распорядительного документа;
— водитель не согласен с размером ущерба.

В этом случае составляют исковое заявление. В нем, в частности, описывают, при каких обстоятельствах водитель причинил ущерб, указывают его сумму. К иску прилагают документы, подтверждающие:
— уплату госпошлины. Ее размер составляет 5% от цены иска <*> ;
— перерасход топлива (к примеру, путевые листы) и размер ущерба (карточки учета топлива, чеки на приобретение топлива);
— наличие условий привлечения к матответственности (объяснительная записка водителя, акт комиссии).

У нанимателя есть год, чтобы подать иск <*> . Документы необходимо направить в районный (городской) суд по месту жительства водителя <*> .

Адреса судов общей юрисдикции и реквизиты для уплаты госпошлины размещаются на сайте Верховного Суда.

Исковое заявление рассматривают в течение месяца со дня принятия <*> . Если его удовлетворят, производителю выдадут исполнительный лист. В случае когда водитель игнорирует решение суда, взыскивать ущерб можно принудительно через органы принудительного исполнения (ОПИ). ОПИ возбудит производство и передаст исполнительный документ производственной организации. На основании его бухгалтерия удержит сумму ущерба из зарплаты водителя.

Акценты этой статьи:

• норм ы расхода ГСМ для автотранспорта установлены действующим законодательством;
• к базовым нормам применяются повышающие или понижающие корректировочные коэффициенты;
• при списании топлива в учете надо сравнить фактический и нормативный рас ход топлива.

Почти каждое предприятие в своей хозяйствен-ной деятельности использует автотранспорт. Фактический расход топлива часто отличается от установленной нормы. Причины перерасхода могут быть самые разные: погодные условия, состояние дорог, пробег авто, а также нерациональное использование топлива водителем. Поэтому возникает вопрос: по каким нормам нужно списывать топливо? И как отражать в бухгалтерском и налоговом учете перерасход топлива? Ответы на эти вопросы вы найдете в консультации.

Нормы расхода ГСМ на автотранспорте

Нормы расхода ГСМ для автомобилей утверждены приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43 (далее – Нормы № 43). Там приведены базовые линейные нормы расходов топлива для более чем 1 200 моделей (модификаций) автомобилей, нормы расхода топлива на выполнение транспортной работы и на работу специального оборудования, а также система коэффициентов кор-ректировки нормативных расходов топлива.

Согласно п. 1.1 Норм № 43, на предприятиях могут использоваться следующие нормы и коэффици-енты корректировки:

• баз овая линейная норма на пробег автомо­биля;
• норма на выполнение транспортной работы;
• норма на тонну снаряженной массы;
• норма на одну поездку с грузом;
• норма на пробег при выполнении специальной работы;
• норма на работу спецоборудования, установленного на автомобилях;
• базовая норма на работу автономного (независимого) обогревателя.

Понижающие и повышающие коэффициенты

К нормам расхода топлива применяются различные корректирующие коэффициенты, которые повышают или понижают нормы. Причины, приводящие к применению таких коэффициентов, приведены в табл. 1 на следующей странице.

Если вам надо применить одновременно несколько корректировочных коэффициентов, тогда вы должны рассчитать суммарный коэффициент корректировки, равный сумме таких надбавок.

Таблица 1

Бухгалтерский и налоговый учет

В бухгалтерском учете стоимость израсходованного топлива отражается в зависимости от цели использования автотранспорта и списывается с кредита субсчета 203 «Топливо» в дебет соот-ветствующих субсчетов (15, 20, 23, 28, 91–94).

В налоговом учете правила признания расходов описаны в п. 138.4, 138.5 Налогового кодекса (далее – НК):

• расходы, формирующие себестоимость реализованных товаров, выполненн ых работ, предоставленных услуг, признаются расходами того отчетного периода, в котором признаны дохо-ды от реализации;
• прочие расходы признаются расходами того отчетного периода, в котором о ни были понесены.

Из этого следует вывод:

• стоимость ГСМ, включенных в себестоимость произведенной продукции (выпо лненных работ, предоставленных услуг) и в первоначальную стоимость приобретенных товаров, попадет в состав расходов предприятия только в периоде признания доходов от реализации такой продукции (товаров, работ, услуг);
• затраты на приобретение ГСМ, стоимость которых включена в состав прочих расходов предприятия (административных, расходов на сбыт, прочих операционных расходов), участвуют в расчете базы налог ообложения в том периоде, в котором они были понесены (т. е. в пери-оде списания израсходованных ГСМ с баланса).

Для целей налогового учета самое важное – доказать хозяйственность километража. Так, согласно п. 138.2 НК налоговые расходы признаются на основании первичных документов, подтверждающих фактические затраты налогоплательщика и их связь с его хоздеятельностью.

Кроме того, необходимо сделать расчет и сравнить нормативный и фактический расход топлива. Если фактический расход не превышает норму, то в состав расходов предприятия спокойно попадает вся стоимость фактически израсходованного топлива. Если же фактический расход превышает нормативный, тогда в состав налоговых расходов вы сможете включить только стоимость ГСМ в пределах норм (пп. «и» пп. 138.8.5, п. 140.3 НК).

Какие последствия по НДС возникают в случае сверхнормативного расхода ГСМ?

Предприятию придется признать условную поставку на сумму такого перерасхода, то есть начислить налоговые обязательства по НДС исходя из стоимости приобретения топлива (пп. «г» п. 198.5 НК).

Нужно ли включать стоимость перерасхода топлива в налогооблагаемый доход водителя и удерживать НДФЛ, начисленный на сумму перерасхода?

Если перерасход топлива возник не по вине работника, то оснований для удержания НДФЛ нет.

Однако возникший по объективным причинам (сложные погодные условия, техническое состояние авто и др.) перерасход должен быть подтвержден документально. Например, актом о техническом состоянии автомобиля с выводами комиссии, в котором указана причина перерасхода и фактический расход топлива.

Если будет доказано, что перерасход топлива произошел по вине работника, тогда предприятие может взыскать с него стоимость такого топлива. Например, удержать стоимость бензина из его зарплаты. При этом рекомендуем оформить документы, подтверждающие вину работника: нужна объяснительная записка работника и его заявление на удержание этой суммы, а также приказ о дисциплинарном взыскании.

А если вина работника доказана, однако предприятие не станет взыскивать с него стоимость перерасхода топлива, тогда придется удержать с работника НДФЛ, начисленный на стоимость перерасходованного топлива. Ведь в этом случае стоимость бензина будет считаться допблагом, полученным от работодателя (пп. 164.2.17 НК). При этом база налогообложения определяется с учетом натуркоэффициента (п. 164.5 НК).

Списание топлива в учете

На предприятии ООО «Весна» (находится в г. Днепропетровске) в ноябре 2014 года для исполнения служебных обязанностей (поездок по городу) административного персонала использовался автомобиль Mitsubishi Pajero. Согласно данным путевых листов расход ГСМ составил 350 л (в связи с техническим состоянием автомобиля), пробег – 1 660 км.

Пользуясь Нормами № 43, рассчитаем нормативный расход бензина для этого автомобиля:

базовая линейная норма – 14,8 л/100 км пробега;

повышающие коэффициенты:

– за работу в холодное время года – 2 % (пп. 3.1.1.1 Норм № 43);

– за работу в условиях города – 15 % (пп. 3.1.4 Норм № 43).

Нормативный расхода топлива согласно п. 4.1 Норм № 43 рассчитывается по формуле

Qн = 0,01 х Нs х S х (1 + 0,01 х K∑ ),

где Qн – нормативный расход топлива, л;

Нs – базовая линейная норма расхода топлива, л/100 км;

S – пробег автомобиля, км;

K∑ – суммарный корректировочный коэффициент, %.

Подставим в эту формулу значения из нашего примера:

Qн = 0,01 х 14,8 х 1 660 хx (1 + 0,01 х 17) = 287,45 л.

Таким образом, перерасход составил 62,55 л (350 л – 287,45 л).

Отразим данные по перерасходу в табл. 2.

Таблица 2

Бухгалтерский и налоговый учет при перерасходе топлива

(грн.)

1. Стоимость перерасхода топлива:

в бухгалтерском учете – списывается на прочие операционные расходы;

налоговом учете – не включается в состав расходов, так как считается, что такие ГСМ не были использованы в хозяйственной деятельности. Также предприятие должно начислить налоговые обязательства по НДС на стоимость перерасхода.

2. Если перерасход топлива возник не по вине работника, то причину перерасхода необходимо документально зафиксировать и пояснить. Тогда стоимость «лишнего» топлива не надо будет удерживать с работника и облагать НДФЛ.

Учет ГСМ по путевым листам – 2018-2019 (далее - ПЛ) должен быть правильно организован в любой организации. Он позволит навести порядок и контролировать расход материальных ресурсов. Наиболее актуально использование ПЛ для учета бензина и дизельного топлива. Рассмотрим алгоритм бухгалтерского и налогового учета ГСМ по путевым листам более детально.

Понятие ГСМ

К ГСМ относят топливо (бензин, дизельное топливо, сжиженный нефтяной газ, сжатый природный газ), смазочные материалы (моторные, трансмиссионные и специальные масла, пластичные смазки) и специальные жидкости (тормозные и охлаждающие).

Что такое путевой лист

Путевой лист — первичный документ, в котором фиксируется пробег автомобиля. На основании этого документа можно определить расход бензина.

Организации, для которых использование транспортных средств является основным видом деятельности, должны применять форму ПЛ с реквизитами, которые указаны в разделе II приказа Минтранса от 18.09.2008 № 152.

Сомневаетесь в правильности оприходования или списания материальных ценностей? На нашем форуме можно получить ответ на любой вопрос, вызывающий у вас сомнения. Например, в можно уточнить какая базовая норма расхода ГСМ, рекомендуемая Минтрансом.

О последних требованиях Минтранса к обязательным реквизитам в путевых листах читайте в материалах:

• «Расширен перечень обязательных реквизитов путевого листа» ;
• «С 15.12.2017 дня путевой лист оформляем по новой форме» ;
• Путевые листы: с 1 марта 2019 порядок выписки меняется .

Для организаций, которые используют автомобиль для производственных или управленческих нужд, возможна разработка ПЛ с учетом требований закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

С примером приказа об утверждении ПЛ можно ознакомиться .

На практике организации часто используют ПЛ, которые были утверждены еще постановлением Госкомстата РФ от 28.11.1997 № 78. В этом постановлении есть формы ПЛ в зависимости от вида автомобиля (например, форма 3 — для легкового автомобиля, форма 4-П — для грузового).

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов представлены .

О недавних изменениях в форме путевого листа вы можете узнать из наших обсуждений в группе «ВК» .

Путевые листы должны регистрироваться в журнале регистрации путевых листов. Учет путевых листов и ГСМ взаимосвязан. В организациях, которые по роду деятельности не являются автотранспортными, ПЛ могут составляться с такой регулярностью, которая позволяет подтвердить обоснованность расхода. Так, организация может оформлять ПЛ 1 раз в несколько дней или даже месяц. Главное — подтвердить расходы. Такие выводы содержатся, например, в письме Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327, постановлении ФАС Волго-Вятского округа от 27.04.2009 № А38-4082/2008-17-282-17-282.

Учет расхода ГСМ в путевом листе

Если мы проанализируем формы ПЛ, содержащиеся в постановлении № 78, то увидим, что в них есть специальные графы, предназначенные для отражения оборота ГСМ. Здесь указывается, сколько горючего в баке, сколько выдано и сколько осталось. Путем несложных вычислений выясняется количество использованного горючего.

Если же обратиться к приказу Минтранса № 152, то среди обязательных реквизитов ПЛ в нем не встретится требование отражать движение горючего. При этом в документе должны быть приведены показания спидометра на начало и конец пути, что позволит определить количество пройденных транспортным средством километров.

Когда ПЛ разработан организацией самостоятельно и в нем нет информации об использовании ГСМ, а содержатся только данные о количестве километров, нормативный объем использованных ГСМ можно рассчитать, используя распоряжение Минтранса России от 14.03.2008 № АМ-23-р. В нем есть нормы расхода топлива для разных марок транспортных средств и формулы для расчета расхода.

Таким образом, на основании ПЛ производится расчет либо фактического, либо нормативного списания ГСМ. Рассчитанные таким образом данные используются для отражения в бухгалтерском учете.

Однако применение ПЛ для учета расхода ГСМ в некоторых случаях невозможно. Например, когда бензином заправляются бензопилы, мотоблоки и др. аналогичная спецтехника. В этих случаях применяется акт на списание ГСМ.

Образец акта на списание ГСМ можно посмотреть на нашем сайте.

Бухгалтерский учет ГСМ

Как и все материально-производственные запасы, учет ГСМ в бухгалтерии ведется по фактической стоимости. Расходы, которые входят в фактическую стоимость, указаны в разделе II ПБУ 5/01.

Принятие к учету ГСМ может осуществляться на основании приложенных к авансовому отчету чеков АЗС (если ГСМ приобретал водитель за наличный расчет) или на основании корешков талонов (если бензин приобретался по талонам). Если же водитель приобретает бензин по топливной карте, то учет ГСМ по топливным картам ведется на основании отчета компании — эмитента карты. Списание ГСМ может производиться следующими методами (раздел III):

• по средней себестоимости;
• по себестоимости 1-х по времени приобретения запасов (ФИФО).

В ПБУ 5/01 есть еще один способ списания — по себестоимости каждой единицы. Но на практике для списания ГСМ он неприменим.

Самый распространенный способ списания ГСМ — по средней себестоимости, когда стоимость остатка материала складывается со стоимостью его поступления и делится на суммарное количество остатка и поступления в натуральном выражении.

Списание ГСМ по путевым листам (бухгалтерский учет)

Для учета ГСМ на предприятии используется счет 10, отдельный субсчет (в плане счетов — 10-3). По дебету этого счета осуществляется приход ГСМ, по кредиту — списание.

Как происходит списание ГСМ? По описанным выше алгоритмам производится расчет использованного количества ГСМ (фактический или нормативный). Это количество умножается на стоимость единицы, и полученная сумма списывается проводкой: Дт 20, 23, 25, 26, 44 Кт 10-3.

Списание бензина по путевым листам (налоговый учет)

Если со списанием ГСМ в бухгалтерском учете все достаточно просто, то признание этих расходов в налоговом учете вызывает вопросы.

1-й вопрос: в составе каких расходов учитывать ГСМ? Здесь возможны 2 варианта: материальные или прочие расходы. Согласно подп. 5 п. 1 ст. 254 НК РФ ГСМ включаются в состав материальных расходов, если они используются для технологических нужд. В прочие расходы ГСМ попадают, если они используются для содержания служебного транспорта (подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ).

ВАЖНО! Если основная деятельность организации связана с перевозкой грузов или людей, то ГСМ — материальные затраты. Если транспортные средства используются в качестве служебных, то ГСМ — прочие расходы.

Второй вопрос: нормировать или нет расходы на списание ГСМ в рамках налогового учета? Ответ на него можно найти, связав реквизиты путевого листа и законодательные нормы:

1. В ПЛ рассчитывается фактическое использование ГСМ. НК РФ не содержит прямых указаний на то, что расходы на ГСМ должны приниматься в налоговом учете только по фактическим нормам.
2. ПЛ содержит информацию только о фактическом пробеге. Однако ГСМ могут рассчитываться по распоряжению № АМ-23-р, в п. 3 которого есть указание, что установленные им нормы предназначены в том числе и для расчетов по налогообложению. Минфин России в своих письмах (например, от 03.06.2013 № 03-03-06/1/20097) подтверждает, что распоряжение № АМ-23-р можно использовать для установления обоснованности затрат и определять расходы на ГСМ в налоговом учете по нормам, умноженным на пробег.

ВАЖНО! В налоговом учете ГСМ можно принимать как по фактическому использованию, так и по рассчитанному исходя из норм количеству.

На практике возможна ситуация, когда организация использует транспорт, нормы расхода топлива для которого в распоряжении № АМ-23-р не утверждены. Но в п. 6 этого документа есть разъяснения, что организация или ИП могут индивидуально (с помощью научных организаций) разработать и утвердить необходимые нормы.

Позиция Минфина России (см., например, письмо от 22.06.2010 № 03-03-06/4/61) такова, что до разработки норм списания ГСМ в научной организации юридическое лицо или ИП могут руководствоваться технической документацией.

В самом НК РФ разъяснений, как действовать в подобной ситуации, нет. В тех случаях, когда организация самостоятельно установила нормы списания ГСМ и, превысив их, учла в налоговом учете сумму сверхнормативного использования топлива, налоговая инспекция может не признать это расходом. Соответственно, возможно доначисление налога на прибыль. При этом суд вполне может поддержать позицию инспекции (см., например, постановление АС Северо-Кавказского округа от 25.09.2015 по делу № А53-24671/2014).

О величине штрафов за отсутствие путевого листа читайте в этой статье .

Пример списания ГСМ по путевым листам

Один из самых распространенных видов ГСМ — бензин. Рассмотрим пример закупки и списания бензина.

ООО «Первый» (находится в Московской области) в сентябре 2018 года закупило бензин в количестве 100 л по цене 38 руб. без НДС.

При этом на начало месяца у ООО был запас бензина этой же марки в количестве 50 л по средней себестоимости 44 руб.

Бензин в количестве 30 л был использован для заправки автомобиля марки ВАЗ-11183 «Калина». Организация использует автомобиль для служебных перевозок управленческого персонала.

В организации применяется оценка материалов по средней себестоимости.

Учет ГСМ при поступлении

Рассчитываем среднюю себестоимость списания за сентябрь: (50 л × 44 руб. + 100 л × 38 руб.) / (50 л + 100 л) = 40 руб.

Вариант 1. Учет ГСМ при списании по факту

В ПЛ сделаны отметки: горючее в баке на начало рейса — 10 л, выдано — 30 л, осталось после рейса — 20 л.

Рассчитываем фактическое использование: 10 + 30 - 20 = 20 л.

Сумма к списанию: 20 л × 40 руб. = 800 руб.

Вариант 2. Учет ГСМ при списании по нормам

В ПЛ сделаны отметки о пробеге: на начало рейса — 2 500 км, в конце — 2 550 км. Значит, было пройдено 50 км.

В п. 7 раздела II распоряжения № АМ-23-р есть формула для расчета расхода бензина:

Q н = 0,01 × Hs × S × (1 + 0,01 × D),

где: Q н — нормативный расход топлива, л;

Hs — базовая норма расхода топлива (л/100 км);

S — пробег автомобиля, км;

D — поправочный коэффициент (его значения приведены в приложении 2 к распоряжению № АМ-23-р).

По таблице в подп. 7.1 по марке автомобиля находим Hs. Он равен 8 л.

По приложению 2 коэффициент D = 10% (для Московской области).

Считаем расход бензина: 0,01 × 8 × 50 × (1 + 0,01 × 10) = 4,4 л

Сумма к списанию: 4,4 л × 40 руб. = 176 руб.

Так как автомобиль используется в качестве служебного, расходы на учет ГСМ в налоговом учете ГСМ будут признаны прочими расходами. Величина расходов будет равна суммам, зафиксированным в бухгалтерском учете.

Итоги

ГСМ — существенная статья расходов во многих организациях. Это значит, что бухгалтерам нужно уметь вести учет ГСМ и обосновывать эти расходы. Использование путевых листов — один из способов определения количества использованных ГСМ.

С помощью ПЛ можно не только подтвердить производственную необходимость расходов, но и зафиксировать расстояние, которое было пройдено автомобилем или другим автотранспортным средством, а также определить показатели для расчета объема использованных ГСМ.

После определения фактического или нормативного объема использования сумму к списанию можно рассчитать путем умножения стоимости единицы на объем.

Учет ГСМ, списанного в результате работы спецтехники, не имеющей одометра, может производиться на основании акта списания ГСМ.

Особое же внимание нужно уделять признанию расходов на ГСМ в рамках налогового учета.

Налог на прибыль

Согласно пп. 2 п. 1 ст. 253 НК РФ расходы, связанные с производством и реализацией, включают в себя расходы на содержание и эксплуатацию, ремонт и техническое обслуживание основных средств и иного имущества, а также на поддержание их в исправном (актуальном) состоянии.

В соответствии с пп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на содержание служебного транспорта (автомобильного, железнодорожного, воздушного и иных видов транспорта).

По общему правилу, расходами для целей налогообложения признаются обоснованные (экономически оправданные) и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Таким образом, Налоговый кодекс не устанавливает предельную величину расходов на ГСМ. Для целей налогообложения прибыли признаются фактически понесенные налогоплательщиком расходы, выраженные в денежной форме и подтвержденные оправдательными документами.

Для чего нужны нормы расхода ГСМ

Установление на предприятии норм расходования ГСМ относится к элементам внутреннего контроля, поскольку позволяет исключить бесконтрольное потребление ГСМ и злоупотребления со стороны водителей и иных работников, обслуживающих автотранспортные средства.

Нормы расходования ГСМ устанавливаются приказом руководителя (индивидуального предпринимателя). При установлении норм предприятие вправе использовать:

Информацию о потреблении топлива из руководства по эксплуатации транспортного средства;

Результаты испытаний, проведенных техническими специалистами предприятия;

Примечание. Применение указанных методических рекомендаций является правом налогоплательщика, но не обязанностью (см.письмо Минфина РФ от 27.01.2014 № 03-03-06/1/2875)

Для разных марок и типов автомобилей, которые имеются на предприятии, могут применяться разные источники информации.

Приказ руководителя о нормах расходования ГСМ должен быть доведен до сведения водителей под роспись. Экземпляр приказа также должен быть передан в бухгалтерию.

По каждому случаю перерасхода ГСМ (т.н. «пережогу») водитель должен написать объяснительную записку. Если руководитель (иное ответственное должностное лицо, назначенное приказом) признает правомерность «пережога», то бухгалтерия на основании соответствующего распоряжения спишет расход топлива сверх норм в затраты. Также может быть принято решение о покрытии «пережога» за счет экономии ГСМ в следующие месяцы.

Порядок учета, списания ГСМ и документального оформления следует установить локальным документом предприятия. Это может быть раздел учетной политики, отдельный стандарт или иной внутренний распорядительный документ.

О путевом листе

Согласно п. 2 ст. 6 Устава автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта (Федеральный закон от 08.11.2007 № 259-ФЗ) запрещается осуществление перевозок пассажиров и багажа, грузов автобусами, трамваями, троллейбусами, легковыми автомобилями, грузовыми автомобилями без оформления путевого листа на соответствующее транспортное средство.

Таким образом, в силу закона путевой лист должен быть оформлен при перевозке автотранспортным средством пассажиров, багажа, грузов.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях (п.п. 9, 10 приказа № 152).

Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца (п.10 приказа № 152).

Обязательные реквизиты путевого листа и их описание приведены в п.п. 3 – 8 приказа № 152. Так, путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты:

Наименование и номер путевого листа;

Сведения о сроке действия путевого листа;

Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства;

Сведения о транспортном средстве;

Сведения о водителе.

В частности, сведения о транспортном средстве включают показания одометра (полные км пробега) при выезде транспортного средства из гаража (депо) и его заезде в гараж (депо).

Документальное оформление

В зависимости от способа приобретения оприходование ГСМ осуществляется на основании:

Накладной поставщика (Дебет 10-3 Кредит 60);

Чека ККТ (с указанием количества, марки, цены и общей стоимости ГСМ), приложенного к авансовому отчету водителя (Дебет 10-3 Кредит 71).

Списание ГСМ производится по окончании каждого месяца в следующем порядке:

1) бухгалтер производит расчет количества ГСМ, подлежащего списанию по каждому водителю в пределах установленных норм, на основании путевых листов или показаний тахографов;

2) в отношении перерасходов в бухгалтерию передаются объяснительные водителей с распоряжением руководителя о списании (несписании) в расходы;

3) на основании расчета и отдельных распоряжений бухгалтер производит списание ГСМ по каждому водителю (Дебет 20, 26,23, 44, др. Кредит 10-3);

4) составляется общий акт на списание ГСМ за соответствующий месяц, в котором указываются общее количество ГСМ (по маркам, видам) и их общая стоимость в рублях. Акт утверждается руководителем предприятия.

Вопрос 1. Оптовое предприятие имеет 3 грузовых автомобиля, оборудованные тахографами. Можем ли мы производить расчет расхода ГСМ исходя из данных пробега автомобилей не по путевым листам, а по тахографам?

Да, можно.

Тахограф – контрольное устройство, устанавливаемое на борту автотранспортных средств. Предназначено для регистрации скорости, времени в пути, маршрута, пройденного расстояния и др.

Независимо от водителя тахограф регистрирует скорость и пройденный путь. Выдаваемый тахографом документ является объективным, автоматически формируемым, защищенным от фальсификаций. При наличии документа, выданного тахографом, отпадает необходимость в обработке бухгалтером путевого листа для определения фактического расхода ГСМ.

Вопрос 2. У нас заключен договор с поставщиком ГСМ. Мы производим оплату и получаем накладную и счет-фактуру на ГСМ и талоны. Как нам учитывать ГСМ по водителям?

При получении накладной и счета-фактуры от поставщика в учете следует сделать проводки:

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса) Кредит 60 – на стоимость ГСМ;

Дебет 19-3 Кредит 60 – на сумму предъявленного НДС.

Талоны следует оприходовать за балансом на счете 006.

По мере выдачи талонов водителям в учете делают следующие записи:

Кредит 006 – выданы по ведомости талоны конкретному водителю;

Дебет 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (водитель) Кредит 10-3, субсчет «ГСМ в талонах» (касса).

На основании отчета поставщика (АЗС) о фактически залитом бензине в каждую машину:

Дебет 10-3 «ГСМ в баках» (водитель) Кредит 10-3 «ГСМ в талонах» (водитель).

По окончании месяца списывается фактический расход ГСМ в пределах установленных норм на основании расчета бухгалтера:

Дебет 20, 23, 26, 44, др. Кредит 10-3 «ГСМ в баках» (водитель).