На вопросы отвечала В.А. Полянская, экономист

Путевой лист делаем «путёвым»

Практически все организации (как профессиональные перевозчики, так и нетранспортные компании), для того чтобы обосновать затраты на служебный автомобиль, используют путевой лист. Ведь если такого документа нет или он заполнен неправильно, это может привести к спорам с налоговыми органами и доначислениям по налогу на прибыль. Из-за этого сомнения по поводу того, как же правильно оформить путевой лист в той или иной ситуации, возникают у бухгалтеров постоянно.

Но прежде чем ответить на вопросы, которые пришли к нам в редакцию, давайте проясним основные моменты использования путевых листов.

Кто и какую форму путевого листа должен использовать

Форма путевого листа, утвержденная Госкомстатом Постановление Госкомстата России от 28.11.97 № 78 , является унифицированным первичным документом, предназначенным для использования всеми юридическими лицами, эксплуатирующими автотранспортные средства.

При этом и налоговики, и Минфин, и суды считают, что для автотранспортных предприятий она обязательнаПисьма Минфина России от 07.04.2006 № 03-03-04/1/327 , от 16.03.2006 № 03-03-04/2/77 , от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 ; Письма УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2 , от 14.11.2006 № 20-12/100253 ; Постановления ФАС СЗО от 26.06.2009 № А56-20450/2008 ; ФАС МО от 13.11.2008 № КА-А41/10639-08 ; ФАС ВВО от 23.04.2007 № А28-7048/2006-250/21 ; ФАС УО от 06.07.2009 № Ф09-4565/09-С3 . Остальные организации, по их мнению, вправе утвердить свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы на горюче-смазочные материалы. Главное - соблюсти требования ст. 9 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Что касается формы путевого листа, содержащей обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом Приказ Минтранса России от 18.09.2008 № 152 , то ее также должны применять все юридические лица и предприниматели, эксплуатирующие легковые и грузовые автомобилип. 2 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов, утв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее - Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов) .

После вступления в силу Приказа Минтранса контролирующие органы заявили, что путевой лист, содержащий обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом, тоже может являться одним из документов, подтверждающих расходы на приобретение горюче-смазочных материалов ; , от 13.10.2009 № 16-15/107268 .

Таким образом, если у вас транспортная компания и вы используете автомобили для оказания услуг по перевозке грузов, пассажиров и багажа, то вы должны применять унифицированную госкомстатовскую форму и при этом соблюдать требования Минтранса. Самый безопасный вариант - просто дополнить госкомстатовский путевой лист обязательными минтрансовскими реквизитами. А это:

• модель транспортного средства;
• дата и время проведения предрейсового и послерейсового медосмотра водителя, которые проставляются и заверяются медработником, проводившим осмотрпункт 7 , .

Если вы используете автомобили только для личных нужд организации, то вы можете:

• <или> применять госкомстатовские формы путевых листов;
• <или> разработать и утвердить собственную форму путевого листа с соблюдением требований ст. 9 Закона № 129-ФЗ и Приказа Минтранса России № 152;
• <или> использовать для подтверждения расходов на ГСМ другие документыч. 1, 2 ст. 1 , ч. 1 ст. 6 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» ; Постановление ФАС МО от 30.09.2010 № КА-А40/11123-10 .

Но чтобы избежать претензий со стороны налоговиков, лучше применять именно путевой лист, разработав форму, удобную для организации.

Расходы на ГСМ можно подтверждать данными навигационных систем

Е.А. Мельникова, г. Москва

Мы установили на автомобили GPS-навигаторы. С их помощью мы ежедневно составляем документ «Суточный отчет о движении автотранспорта», в котором есть все необходимые данные: список автомобилей, время начала и окончания движения, время стоянки, пробег в километрах. В путевых листах вместо показаний спидометра и маршрута следования мы делаем ссылку на этот отчет. Может ли такой отчет подтверждать расходы на ГСМ?

: Да, может. В своих недавних разъяснениях Минфин разрешил учитывать расходы на ГСМ на основании документов, составленных с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАСС или иных систем, позволяющих достоверно определить пройденный автомобилем путьПисьмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354 .

Штамп медработника на путевом листе не обязателен

В.С. Антонова, г. Екатеринбург

Мы занимаемся перевозкой грузов. Что нам грозит за отсутствие штампа и подписи медицинского работника на путевом листе? Могут ли налоговые органы отказать нам в расходах на ГСМ по таким путевым листам?

: Да, налоговики вполне могут предъявить вам претензии, так как этот реквизит входит в число обязательных реквизитов путевого листа, утвержденных Минтрансомподп. 2 п. 7 , п. 16 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов .

Но эти претензии легко оспорить. Ведь отсутствие сведений о медосмотре не влияет на величину и обоснованность транспортных расходов. Если в путевом листе есть сведения о пробеге автомобиля, расходе горючего, остатках горючего в баке, то он вполне может являться подтверждающим документомПостановление ФАС МО от 10.08.2009 № КА-А40/7253-09 .

Конечно, обязательное медицинское освидетельствование водителя перед рейсом и после него предусмотрено п. 1 ст. 20 Федерального закона от 10.12.95 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения». Но оштрафовать вас за отсутствие отметок о медосмотре не смогут. Потому что к административной ответственности за несвоевременное прохождение водителями медицинского осмотра привлекают только по ст. 14.1 КоАП РФ - за ведение деятельности с нарушением условий, предусмотренных специальным разрешением (лицензией). А деятельность по перевозкам грузов не лицензируетсяп. 1 ст. 17 Федерального закона от 08.08.2001 № 128-ФЗ «О лицензировании отдельных видов деятельности» .

Пункт о заработной плате водителя из путевого листа можно исключить

Е.В. Субботин, г. Москва

Мы нетранспортная организация, но имеем несколько автомобилей. Одним из них пользуется генеральный директор. При этом он сам его и водит. В форме путевого листа, утвержденной Госкомстатом, есть пункт о заработной плате водителя. Как его заполнить?

: Вы можете самостоятельно разработать, утвердить и использовать форму путевого листа, исключив из него пункт о заработной плате. Главное, чтобы лист содержал обязательные реквизиты, утвержденные Минтрансом Россиип. 3 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов ; Письмо Минфина России от 25.08.2009 № 03-03-06/2/161 ; Письма УФНС России по г. Москве от 30.12.2009 № 16-15/139308 , от 13.10.2009 № 16-15/107268 . В число обязательных реквизитов, помимо прочего, входят сведения о водителе, но они предполагают только информацию о его фамилии, имени, отчестве и дате проведения медицинского осмотра водителя. Причем, как мы уже выяснили, отсутствие отметки о медицинском осмотре водителя на сумму затрат на ГСМ никак не влияет.

Маршрут «по городу» в путевом листе приведет к спорам с проверяющими

Е.Н. Агафонова, г. Москва

Мы занимаемся доставкой товаров на дом и в офис, ежедневно водитель объезжает 20- 30 контрагентов. Путевой лист составляем на месяц, поэтому получается, что за этот срок он заезжает более чем в 200- 300 мест. Как лучше заполнить графу «Пункт назначения», чтобы вместить туда всех контрагентов? Может, просто указать: «По городу»?

: Формулировку «по городу» в путевом листе лучше не использовать. И хотя среди обязательных реквизитовутв. Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 нет сведений о маршруте движения транспортного средства, контролирующие органы считают, что при отсутствии такой информации расходы на топливо не подтверждены, так как не доказано использование автомобиля в служебных целяхп. 1 ст. 252 , подп. 11 п. 1 ст. 264 НК РФ ; Письмо Минфина России от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129 ; Письмо УФНС России по г. Москве от 07.07.2008 № 20-12/064123.2 . Мнения же судов по этому вопросу расходятся. Одни суды разделяют позицию контролирующих органовПостановления ФАС ВСО от 16.07.2010 № А33-10451/2009 ; ФАС ЗСО от 29.07.2009 № Ф04-4540/2009(11903-А27-26) ; ФАС ВВО от 12.03.2008 № А82-1453/2007-37 . Другие считают этот реквизит необязательнымПостановления ФАС МО от 30.09.2010 № КА-А40/11123-10 ; ФАС ПО от 19.11.2010 № А55-38009/2009 ; ФАС СЗО от 23.11.2009 № А56-4991/2009 ; ФАС УО от 16.09.2010 № Ф09-7311/10-С2 .

Поэтому проще всего вписывать полный маршрут.

Если вносить все адреса следования в путевой лист проблематично, можно попробовать следующие варианты.

Если вы заранее знаете маршрут или постоянно объезжаете одни и те же адреса, утвердите приказом маршруты следования в зависимости от необходимости: на каждый день, на месяц. Например, маршрут № 1 - улицы такие-то, маршрут № 2 - улицы такие-то. И в путевом листе напишите: «Доставка товара клиентам по маршруту №...» - и приложите копию приказа с указанием маршрутов.

Или, как вариант, если на доставку у вас есть заявки, можно указывать в путевом листе: «По маршруту в соответствии с заявками» - и прикладывать заявки.

Путевой лист можно оформить отдельно на каждого водителя

С.А. Яковлева, г. Владивосток

Мы отправили двух наших сотрудников в командировку на автомобиле организации. Ехать далеко, и автомобиль они ведут по очереди. Мы используем форму путевого листа Минтранса. Нужно ли в данном случае выписывать отдельный путевой лист на каждого водителя или можно в одном путевом листе делать записи о двух водителях?

: При использовании транспортного средства посменно разными водителями допускается оформление нескольких путевых листов отдельно на каждого водителяп. 11 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов . При этом время выезда и показания одометра на этот момент указываются в путевом листе водителя, первым выехавшего в рейс, а время заезда и показания одометра на этот момент - в путевом листе водителя, вернувшегося на место стоянкип. 15 Обязательных реквизитов и порядка заполнения путевых листов .

Проще разработать свою форму путевого листа, предусмотрев в нем возможность вписать данные нескольких водителей, и выписывать один путевой лист на срок командировкиПостановление ФАС МО от 28.10.2009 № КА-А41/11287-09 . Форма может быть, к примеру, такой.

Путевой лист легкового автомобиля № 9
на август 2011 г.

– первичный документ для учет движения легкового автотранспорта организации, заполняется каждым водителем на текущий рабочий день. Правильное оформление данного документа очень важно, поэтому к его заполнению стоит отнестись с максимальной ответственностью. Вы можете скачать другие бланки отчетности транспортного средства: путевой лист движения грузового автомобиля (форма 4 ) – , путевой лист движения автобуса (форма 6 ) – .

Путевой лист несет в себе несколько функций:

• Отслеживается маршрут работника.
• Производится расчет зарплаты водителя.
• Списываются расходы на горюче-смазочные материалы (ГСМ) и обслуживание транспортного средства.

Основанием для списания горюче-смазочных материалов является составленный водителем путевой лист, в котором указывается расход горючего. Для того, чтобы произвести списание ГСМ, необходимо оформить акт на списание и приложить к нему заполненный путевой лист.

Путевой лист легкового автомобиля (форма 3)

Лицевая сторона бланка содержит сведения о компании, которая является владельцем автомобиля, о самом транспортном средстве легкового типа и его водителе. Перед тем, как начать рабочую смену, в путевой лист следует внести время выезда и место, откуда подавался транспорт. Прежде чем передать автомобиль водителю, механик организации должен осмотреть и проверить транспортное средство на наличие неисправностей.

В документ путевого следствия вносятся сведения о показаниях спидометра в начале смены, а также данные о движении горючего (сколько топлива было на начало дня, сколько было выдано по заправочному листу, какое количество осталось в конце рабочей смены и фактическое количество потраченного топлива в соответствии к установленным нормам). Наличие этих данных позволяет проанализировать расход горючего и понять, происходит экономия топлива или его перерасход. Основанием для установления норм затрат топлива является приказ на списание горюче-смазочных материалов.

Когда водитель возвращает транспортное средство в автопарк, внизу лицевой части документа (форма 3) проставляются показания спидометра и времени. Далее водитель сдает машину механику компании.

Время выезда из автопарка и возвращения авто обратно, обязательно должны подтверждаться подписями механика и водителя.

Каждая частная и государственная организация должна четко документировать всю свою деятельность. На этот счет разработано множество специальных бланков, форм и правил. При их соблюдении и своевременном грамотном заполнении бумаг у предпринимателя не возникнут проблемы ни с проверяющими структурами, ни с налоговыми органами, которые могут предоставить освобождение от начислений НДФЛ. Особенно много вопросов у начинающих бизнесменов вызывают правила заполнения путевых листов (ПЛ) и изменения в них. Сегодня мы расскажем, как правильно заполнять эти важные документы, а также представим вашему вниманию образцы самых распространенных бланков, разработанных для выпуска ТС в рейс.

Несколько слов о ПЛ

Правила заполнения должны соблюдать любые предприятия, использующие в своей основной либо побочной деятельности транспортные средства. Без этого документа, заполненного должным образом, не имеет права выйти в рейс ни одно ТС. Довольно часто предприятия компенсируют своим сотрудникам, использующим в рабочих целях личный транспорт, расходы на ГСМ. Их подтверждают с помощью путевого листа, к тому же сотрудники ГИБДД, остановившие автомобиль, имеют право запросить эти бумаги, в которых указываются данные транспорта, водителя и назначение маршрута.

С помощью этих документов любая организация списывает свои траты на топливо и получает освобождение от НДФЛ за определенный период. В случаях, когда правила заполнения путевых листов не соблюдены, предпринимателя можно даже привлечь к административной и уголовной ответственности.

Делая выводы из всего вышесказанного, можно сказать, что путевой лист - это не просто бланк, а важный документ, в котором отражены все данные о ТС, лице, им управляющем, маршруте и так далее. Правильное оформление подобных бумаг гарантирует компании отсутствие проблем с налоговыми службами в случае ежегодных отчетов и внезапных проверок.

Классификация

На сегодняшний момент существует несколько видов интересующего нас документа, применимые к любому известному транспорту. Исходя из этого, по назначению ПЛ можно классифицировать следующим образом:

• легковой транспорт;
• специальный транспорт;
• грузовое ТС;
• пассажирское такси;
• автобус.

Каждая форма имеет свое буквенно-цифровое обозначение. Например, правила заполнения путевого листа 4-С касаются грузового транспорта. В целом практически все бланки имеют идентичный порядок заполнения, однако, в зависимости от специализации ТС, он может иметь незначительные дополнения.

Индивидуальные бланки ПЛ

Не каждой организации подходят унифицированные формы, разработанные государственными структурами. Иногда некоторые графы оказываются для той или иной фирмы лишними, поэтому допустима разработка индивидуальных бланков ПЛ.

Они должны содержать предусмотренные законом обязательные реквизиты, остальные могут быть добавлены или убраны по желанию руководителя компании. В любом случае подобный бланк считается законным и может быть представлен по требованию в соответствующие государственные структуры.

Срок действия документа

Согласно правилам заполнения путевых листов, в них в обязательном порядке указывается период действия. Необходимо помнить, что унифицированная форма используется не более двадцати четырех часов. В особом случае в дополнительные графы должна быть внесена пометка. А вот у индивидуального бланка срок действия продлен до тридцати дней.

Эти нюансы нужно знать каждому, кто занимается проверкой и оформлением ПЛ.

Обязательные графы

Как мы уже упоминали ранее, каждый бланк должен включать ряд неизменяемых реквизитов, без которых он считается недействительным. При этом не имеет значения специализация ТС. Например, правила заполнения путевых листов формы 3 для легковых автомобилей подразумевают включение в бланки определенную совокупность граф и ячеек:

1. Номер.
2. Наименование.
3. Период действия бланка.
4. Информация о сотруднике организации, управляющем ТС:

• Ф. И. О. шофера, который будет работать на указанном ТС;
• дата в формате числа, и время в формате часов и минут, когда проводился предрейсовый и послерейсовый медицинский осмотр шофера.

5. Подробное описание использующегося ТС:

• его тип;
• модель;
• модель прицепа и полуприцепа (когда их нет, то графа не заполняется);
• регистрационный номер ТС;
• начальный километраж и отметка о пройденных километрах после окончания рабочей смены;
• информация о выходе в рейс и окончании работы (дата и время).

6. Данные о владельце ТС.

Помимо перечисленных граф, любой предприниматель может добавить и необходимые для него реквизиты. Они могут раскрывать, к примеру, вид деятельности компании или любые другие данные на усмотрение руководства.

Путевые листы: образец, правила заполнения

Если вы планируете для своей работы использовать унифицированную форму, то наш образец поможет вам сориентироваться в заполнении документа. Имейте в виду, что он двусторонний. Поэтому не забудьте внести данные и на оборотную сторону листа после возвращения водителя из рейса.

В крупных организациях заполнением подобных документов занимаются специально обученные люди, они же выпускают водителей и ТС на маршрут. В более мелких организациях, где содержать таких специалистов не совсем рентабельно, данная обязанность возлагается на любое лицо. К примеру, на бухгалтера или руководителя фирмы.

Работник, занимающийся ПЛ, должен быть ознакомлен со всеми правилами и вводящимися новшествами. В следующем разделе статьи мы расскажем вам о тонкостях в правилах заполнения путевого листа легкового автомобиля. Отдельно разберем ПЛ, предназначенные для автобусов и грузовых ТС.

Пример заполнения

Это один из самых простых вариантов, который не содержит никаких сложностей. Однако для новичка правила заполнения путевого листа легкового автомобиля могут показаться излишне запутанными. Ведь часто унифицированная форма пугает обилием граф и реквизитов. Итак, давайте рассмотрим лицевую сторону этого важного бланка.

В левой верхней части листа необходимо внести дату выхода в рейс, (именно так, как записано в учредительных документах), полные данные на водителя и автомобиль. Также указывается время выезда со стоянки и возвращения с маршрута, отмеченное диспетчером. Сюда же часто вносят информацию о медицинском осмотре шофера и данные о лице, ответственном за проведенные процедуры.

В правой части обычного бланка вписываются коды из учредительных документов организации, номер самого бланка (его устанавливают произвольно, но по порядку, отталкиваясь от прежнего), километраж, данные людей, проверивших техническое состояние ТС, и марку топлива. Также сюда вписывают выданное количество ГСМ, если это принято на предприятии.

В нижней части бланка подписи ставят лицо, отдающее исправный автомобиль, и водитель, принявший ТС.

Оборотная сторона заполняется ответственным лицом, принявшим авто после рейса. Здесь указывается маршрут, время в пути, пройденный километраж. Под этими данными ставится подпись водителя. Иногда бухгалтер либо руководитель организации в специальных графах рассчитывает заработную плату работника, но данные реквизиты не являются обязательными.

Правила заполнения путевых листов автобуса

Данный унифицированный документ идет под номером шесть, помимо уже описанных в предыдущем разделе обязательных граф, в нем добавлено еще несколько. Имейте в виду, что без них бланк не считается правильно заполненным, а, следовательно, не будет учитываться в налоговых органах.

В подобном путевом листе указываются данные о водителе и кондукторе. В графы вписываются фамилия и инициалы обоих людей, а также номера их удостоверений. В обязательном порядке указываются номера и названия маршрутов. Иногда в данные документы вносятся особые отметки или задания для водителя.

Так как автобус выходит на рейс в первую и вторую смену, то в путевом листе предусмотрены графы, заполняющиеся диспетчером по мере выезда и возвращения в гараж каждой смены.

Грузовые автомобили

В первую очередь необходимо учитывать, что для грузовых ТС создано три унифицированных бланка:

• Для сдельной работы. Такая форма используется при перевозках по сдельной форме, когда водитель имеет представление о расценках и может по окончании рабочей смены увидеть на оборотной стороне путевого листа свою заработную плату.
• С учетом повременных тарифов. В этом случае в документе указывается вид тарифа, а затем делается расчет заработной платы по итогам поездки.
• Междугородные перевозки. Подобная форма помечается специальной красной полосой и используется довольно редко. Чаще всего она применяется при работе с народнохозяйственными грузами.

Правила заполнения путевого листа грузового автомобиля предусматривают множество граф и считаются самыми сложными. Неизменными являются следующие строки:

• колонна либо бригада;
• прицепы;
• сопровождающие лица;
• места приема и сдачи груза;
• характеристика груза;
• тоннаж груза;
• количество рейсов с заявленным грузом, которые составляют задание водителя;

Обычно оформлением подобных важных документов занимаются специально назначенные лица, в транспортных компаниях их содержание просто необходимо.

Нововведения в правила

В текущем году изменились правила заполнения путевого листа. Некоторые специалисты утверждают, что они даже упростили работу специалистам. А вот другие считают новые правила заполнения путевых листов более сложными, чем предыдущие. Как бы то ни было, но знать их должен каждый предприниматель, работающий с использованием разных транспортных средств.

Ранее те, кто выпускали автомобили на маршрут, должны были обязательно проставлять на документе круглую печать предприятия. Сейчас это считается необязательным, но данные компании и владельца авто обязательно должны быть внесены в графы. Без них бланк не имеет юридической силы.

В правилах, действующих с двадцать шестого февраля текущего года, указано, что в обязательном порядке в путевой лист вносятся сведения о техническом осмотре автомобиля за подписью ответственного лица. Эти данные заполняются для всех типов ТС.

Ошибки в заполнении ПЛ: к чему они могут привести

Не стоит недооценивать важность правильного заполнения данных документов. К примеру, известны случаи, когда ИП вели судебные тяжбы с налоговыми органами из-за отказа в вычете НДФЛ. Федеральная налоговая служба заявила, что истец использовал авто в личных целях, ведь путевые листы были заполнены неверно, а следовательно, не могли рассматриваться в деле.

Также распространены и другие случаи, на которые мы не станем распространяться, где роковыми стали именно обидные и банальные ошибки в документах. Поэтому настоятельно советуем внимательнее относиться к ведению документации и использовать специальный журнал. О нем мы расскажем в следующем разделе статьи.

Ведение журнала путевых листов

Если вы работаете с ТС, то в день выдаете и принимаете огромное количество путевых листов. Их движение должно четко отслеживаться в журнале, ведением которого обычно занимается ответственное за выпуск авто лицо.

Данный документ состоит из текстовой и табличной части. Правила заполнения журнала путевых листов довольно понятны, но ими не стоит пренебрегать. Это может дорого стоить и нерадивому сотруднику и предприятию.

На титульном листе всегда заполняется полное название предприятия и код ОКПО, также указывается временной промежуток, когда журнал будет использоваться. Табличная часть содержит следующие ячейки:

• номер и дата выдачи ПЛ;
• информация о сотруднике, управляющем транспортным средством, и его табельный номер;
• номер ТС, присвоенный в гараже;
• подписи водителя, диспетчера и бухгалтера.

Не стоит забывать, что журнал должен иметь сквозную нумерацию и учитывать абсолютно все выданные путевые листы за указанный в титуле период. После заполнения документ проштамповывается руководителем, он же ставит свою подпись. далее ответственный сотрудник прошивает журнал и сдает его на хранение.

Ответственный работник назначается только руководителем компании. Это можно сделать приказом либо прописать данный нюанс в трудовом договоре. Имейте в виду, что полномочия всегда можно переложить на другого работника очередным приказом по организации.

Также данные обязанности могут быть переданы сторонней организации, предоставляющей подобные услуги по договору.

Вместо заключения

Мы постарались собрать для вас самую актуальную информацию по заявленной теме, которая будет полезна новичкам и профессионалам. Надеемся, что после прочтения статьи у вас не останется неотвеченных вопросов по заполнению ПЛ.

Путевой лист – это документ, в котором записывается пробег автомобиля, расход топлива, маршрут и работа топлива. Документ необходим для подтверждения затрат на содержание машины.

Путевой лист легкового автомобиля – это форма документа, утвержденного постановлением Госкомстата. Обязательным заполнение утвержденного образца не является. Каждая организация может разработать свой шаблон. Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля 2015 можно скачать в конце статьи.

Путевой лист легкового автомобиля имеет свои требования. Водитель также должен иметь его на руках, документы на транспортируемый груз, лицензионную карточку и страховой полис. При отсутствии документов, на водителя налагается штраф.

Форма путевого листа зависит от вида используемого транспорта. К примеру, путевой лист для легковых автомобилей заполняется по форме 0345001 .

Заполнение путевого листа легкового автомобиля

Документ выписывается диспетчером. Выписка производится на одну смену. Следующий документ выписывается при условии, что путевой лист за предыдущий день был сдан. Если работы требует нахождения автомобиля в пути более одного дня, то документ выписывается на требуемое количество дней.

Путевой лист легкового автомобиля заполняется в одном экземпляре и хранится 5 лет.

Данные, которые связаны с работой машины заносятся в документ водителем. Руководитель несет ответственность за правильное заполнение путевого листа легкового автомобиля. Кроме того, такая ответственность лежит на водителях, и тех лицах, которые занимаются оформлением документа.

Как заполнить реквизиты

Образец заполнения путевого листа легкового автомобиля:

Порядковый номер документа;
Дата выдачи;
Печать;
Марка и регистрационный номер машины

Если автомобиль выполняет лицензируемые виды перевозок, в документе делается пометка. При использовании автомобиля для управленческих нужд, графа «лицензионная карточка» не заполняется.

На второй стороне документа указывается маршрут в таком порядке:

Пункт назначения;
Время выезда;
Время возвращения;
Количество километров.

Эта информация используется для списания стоимости потраченного топлива и для подсчета зарплаты водителя.

Если в путевом листе отсутствуют сведения о маршруте, то подтвердить факт работы машиныА невозможно. В документе должен быть отмечен каждый пункт следования.

В документе есть графа «код заказчика». Заполнение путевого листа легкового автомобиля с учетом этой графы проводится, когда автомобиль используется для транспортировки клиентов или заказчиков.

Путевой лист легкового автомобиля содержит графу «Результат работы машины за смену». В этой графе бухгалтер начисляет водителю зарплату. Если она начисляется во временной системе оплаты, то в графе указывается количество проработанных часов. Если зарплата определяется по сдельной оплате, то сумма вписывается за пройденный километраж. Бухгалтер подтверждает начисление зарплаты своей подписью.

Нужно ли водителям проходить медосмотр

Каждая организация, эксплуатирующая автомобили, обязана проводить медосмотр водителей перед рейсом и после него. Минздрав совместно с Минтрансом утвердили рекомендации, которые регламентируют порядок прохождения медосмотра и порядок правильной организации процесса.

В путевой лист легкового автомобиля ставится штамп, где указана дата и время проведения медосмотра. Указываются инициалы медработника и его подпись. Штамп ставится только в том случае, если у водителя отсутствуют симптомы заболевания или алкогольное опьянение.

Медосмотр перед рейсом может проводить только тот медработник, который имеет соответствующую лицензию. Отсутствие штампа квалифицируется как нарушение охраны труда.

Исправления

Так как путевой лист легкового автомобиля является первичным учетным документов, в него можно вносить исправления с учетом соответствующей инструкции. Исправления в документ вносятся по согласованию с лицами, ответственными за хозяйственные операции. Исправления подтверждаются подписями этих лиц, и указывается дата внесения исправлений. К примеру, если исправлен расход топлива, то это подтверждается подписью механика и водителя.

Как происходит регистрация

Работник, выдающий путевой лист легкового автомобиля, регистрирует его в журнале. Номер листа и дата выдачи должны соответствовать числу регистрации в журнале. В специальный журнал последовательно записываются все данные:

Номер листа;
Дата выдачи;
Данные водителя.

В журнале регистрации после внесения всех данных ставится подпись диспетчера и водителя.

Основания для списания ГСМ

После получения бухгалтером путевых листов, начинается проверка правильности их оформления. Далее он производит списание израсходованного топлива. Чтобы высчитать затраты на ГСМ нужно чтобы в путевом листе был указан пробег машины и расход бензина.

Во время проверки, при отсутствии в документе полной информации, контролеры могут признать расходы недействительными.

Справка: если работник использует собственный автомобиль для нужд организации, то организация обязан выплачивать ему компенсацию, которая также подтверждается путевыми листами.

Правила выписки путевых листов

Путевой лист легкового автомобиля составляется так, чтобы на его основании можно было судить о фактических расходах на транспортное средство. Росстат обязывает выписывать лист только на смену водителя. На более долгий срок, путевой лист только в командировочных целях.

Одно из положений Росстата указывает, что лист можно выписывать и на более долгий срок. Но в таком случае организация должна обеспечить учет отработанного времени расхода топлива и расходных материалов. В документе также нужно подтвердить расходы организации на ГСМ. Если в компании будет принято решение о заполнении документа на длительный срок, то решение должно быть утверждено в учетной политике.

Показания спидометра

Диспетчер должен каждый день проверять и фиксировать показания спидометра автомобиля. Естественно показания на начало дня должны совпадать с показаниями на конец работы предыдущего дня. На основании этих сведений определяется количество израсходованного топлива, исходя из пробега автомобиля.

Медосмотр

Каждый водитель перед выездом проходит медосмотр. Только после этого он может быть допущен к работе. Результаты медосмотра показывает, что:

Работник не жалуется на состояние здоровье;
У работника должны отсутствовать признаки заболеваний;
У работника не должно быть признаков алкогольного или наркотического опьянения.

Результаты осмотра вносятся в журнал.