Как разработать свой бланк путевого листа

Для того, чтобы учесть расходы при расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Для обоснования и документального подтверждения затрат на ГСМ применяются путевые листы.

Форму путевого листа компания может разработать самостоятельно. При этом, в самостоятельно разработанной форме следует отразить все реквизиты путевого листа, утвержденные Приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152.

Приведем пример заполнения путевого листа для компании «Ницца» из Скачать образец можно тут.

Новые реквизиты

Приказом Минтранса России от 18.01.2017 № 17 в перечень обязательных реквизитов внесены изменения:

1) отменено положение, согласно которому в заголовочной части путевого листа проставлялась печать или штамп организации;

2) новый обязательный реквизит - дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства. Дата и время проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов

Новая редакция Приказа Минтранса России от 18.09.2008 № 152 действует с 26 февраля 2017 г. Для выполнения нового требования с этой даты на путевых листах следует проставлять отметку (или штамп) «техконтроль прошел». Ответственный за технический контроль механик должен проставить дату, время, свою подпись с расшифровкой.

1. Название - путевой лист.
2. Номер.
3. Срок действия.
4. Сведения о собственнике автомобиля.
5. Тип и модель автомобиля.
6. Государственный регистрационный знак.
7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
9. Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
10. Ф. И. О. водителя.
11. Дата и время предрейсового и послерейсового водителя.
12. Подпись и Ф. И. О. медицинского работника, провдящего медосмотр.
13. Отметка о предрейсовом осмотре техсостояния автомобиля.
14. Подпись и Ф. И. О. контролера техсостояния автомобиля.

Путевой лист можно оформлять на любой срок, не превышающий месяца. Если путевой лист оформляется на месяц, то следует указать первое и последнее число месяца, на который выдан этот лист. Например - с 1 марта 2017 года по 31 марта 2017 года. Если автомобиль посменно используется несколькими водителями, то оформляется несколько путевых листов: для каждого водителя свой.

Добрый день, уважаемый читатель.

В этой статье речь пойдет об изменениях, которые вносятся в приказ министерства транспорта Российской Федерации " ".

Начиная с 15 декабря 2017 года в путевых листах транспортных средств должны присутствовать несколько новых полей с информацией. Так что если Ваша организация занимается перевозками пассажиров или грузов, рекомендую внимательно прочитать эту статью и обновить бланки путевых листов.

ОГРН и ОГРНИП в путевых листах

5.

1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона;

2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона.

5. Сведения о собственнике (владельце) транспортного средства включают:

1) для юридического лица - наименование, организационно-правовую форму, местонахождение, номер телефона, основной государственный регистрационный номер юридического лица;

2) для индивидуального предпринимателя - фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, номер телефона, основной государственный регистрационный номер индивидуального предпринимателя.

Начиная с 15 декабря сведения о собственнике должны дополнительно включать в себя ОГРН (для юридических лиц) и ОГРНИП (для индивидуальных предпринимателей).

На всякий случай напомню, что данные номера указываются в специальных свидетельствах о государственной регистрации юридического лица или ИП. Свидетельства выдаются при постановке на учет в налоговой инспекции, т.е. они гарантированно есть у всех ИП и юридических лиц. Так что проблем с заполнением нового поля в путевом листе быть не должно.

Предрейсовый технический контроль автомобиля

6. Сведения о транспортном средстве включают:
...
5) дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законодательством Российской Федерации).

Ранее в путевых листах не было поля, подтверждающего проведение предрейсовой проверки транспортного средства. Начиная с 15 декабря 2017 года такое поле является обязательным для транспортных средств, которые в соответствии с законодательством должны проходить предрейсовый контроль.

Рассмотрим пункт 4 статьи 20 закона " ":

4. Юридические лица и индивидуальные предприниматели, осуществляющие перевозки автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом, должны:
...
организовывать и проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств в порядке, установленном федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере транспорта.

Таким образом, если транспортное средство задействовано в перевозках пассажиров или грузов, оно должно проходить предрейсовый контроль, отметка о котором и ставиться в обновленный путевой лист.

Если же автомобиль используется только водителем, то проходить предрейсовую проверку ему не требуется.

Например, если руководитель организации самостоятельно управляет автомобилем, то проходить ежедневную проверку не нужно.

Более подробно информация об особенностях проведения проверок технического состояния транспортных средств рассмотрена в на сайт.

Кроме того, в приказ министерства транспорта вносится и еще одно изменение:

16 1 . Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

16 1 . Дата и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния транспортных средств городского наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяются его подписью с указанием фамилии и инициалов.

Однако существенного влияния на смысл документа оно не оказывает.

При желании Вы можете ознакомиться с текстом обновленного документа самостоятельно:

В завершение хочу еще раз обратить внимание на то, что если Ваша организация эксплуатирует транспортные средства, то с 15 декабря 2017 года нужно обновить бланки путевых листов.

В 2018 году бланк путевого листа на грузовой автотранспорт следует заполнять с некоторыми изменениями, без которых налоговая инспекция может не принять к учету расходы на ГСМ. Данный документ является первичной формой бухгалтерской отчетности, на основе которой устанавливается разъездной характер работы сотрудников и производится списание горюче-смазочных материалов и запчастей для грузовика.

Бланк путевого листа грузового автомобиля с 2017 года

В 2017 году были внесены изменения в бланки путевых листов, и на данный момент для грузовых автомобилей используются две формы этого документа:

Этот бланк используется, когда необходимо рассчитать заработную плату водителя исходя из количества осуществленных рейсов. В документе предусмотрены графы, в которых проставляются отметки от сотрудников контрагентов, заказывающих груз. Одной из частей документа является отрывной талон, который предназначен для расчета заработной платы водителю.

Данная форма путевого листа используется, если следует рассчитать зарплату водителя за отработанное количество часов. Бланк применяют для отражения двух рейсов, произведенных в течение одного рабочего дня. В документе имеются специальные графы для фиксации номеров товарно-сопроводительных накладных на транспортируемый груз. Эти путевки должны храниться вместе с транспортными документами.

Вы можете скачать форму в формате Word.

Указанные формы путевых листов грузовых автомобилей должны использоваться автотранспортными предприятиями в обязательном порядке. Другие юридические лица или индивидуальные предприниматели вправе разрабатывать собственную форму документов. В них необходимо включить обязательные реквизиты, указанные в Минтранса РФ от 18.09.2008 № 152.

Возможна новая поправка

Скорее всего, с декабря 2018 года будет внесена еще одна поправка в законодательство о путевых листах грузового автотранспорта. Документ необходимо будет оформлять каждый раз перед началом нового рейса. Если же в течение дня водитель выполняет несколько рейсов, то выписывать документ нужно до начала первого из них.

На данный момент эту поправку в качестве проекта Минтранс вынесло на рассмотрение. Если она будет принята, то путевой лист нельзя будет выписывать на срок до одного месяца, то есть документ нужно будет оформлять на каждый день при отправке водителя в рейс.

Особенности заполнения путевого листа грузового автомобиля

Нюансы заполнения посмотрите в следующей таблице:

Форма	Порядок заполнения
(форма № 4-с) (зарплата водителю начисляется по сдельным расценкам)	До выдачи водителю путевой лист заполняет диспетчер (уполномоченный сотрудник). После выдачи – сотрудники организации – владельца автотранспорта и представители заказчика Путевой лист выдается водителю при условии сдачи предыдущего путевого листа Отрывные талоны заполняет заказчик. На основании отрывных талонов организация выставляет счета на оплату транспортных услуг (к счету должен быть приложен отрывной талон) При перевозке ТМЦ в путевой лист по форме № 4-п необходимо вписать номера товарно-транспортных накладных, а также приложить к путевому листу один экземпляр накладной. Хранить путевые листы нужно вместе с транспортными документами Форма № 4-п рассчитана на выполнение двух заказов в течение одного рабочего дня (смены)
Путевой лист грузового автомобиля (форма № 4-п) (зарплата водителю начисляется по повременному тарифу).

Путевой лист грузового автомобиля с 2017 года (нововведения)

Измененный бланк путевого листа грузового автомобиля должен дополнительно содержать следующие сведения:

1. информацию о собственнике транспортного средства (наименование, адрес, телефон, ОГРН или ОГРНИП). Эти сведения проставляются взамен оттиска печати или штампа, который на данный момент ставить на документе не нужно;
2. в путевом листе теперь нужно проставлять информацию о том, кто, когда и во сколько провел осмотр технического состояния грузового автомобиля. Новым обязательным реквизитом в путевом листе как раз стала отметка о проведенном перед рейсом техосмотре, и при ее отсутствии у компании могут возникнуть проблемы с государственными органами.

При использовании компьютерной программы для заполнения путевых листов необходимо удостовериться, что она обновлена и документы печатаются в новой форме. При самостоятельной разработке бланка необходимо добавить в него новые реквизиты и закрепить форму документа в учетной политике.

Кроме того, в путевых листах грузового автотранспорта необходимо указывать и маршрут следования транспортного средства с обозначением адреса, наименования контрагента и др. Об этом указывается в Письме Минфина РФ от 20.02.2006 № 03-03-04/1/129.

13 февраля 2017 года Минюст РФ зарегистрировал Приказ Министерства транспорта Российской Федерации № 17 "О внесении изменений в обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 г. № 152" от 18.01.2017 года. Согласно новому приказу в порядок оформления путевых листов на транспортные средства вносятся изменения. Новый приказ вступает в силу 26.02.2017 года.

Вот текст приказа Министерства транспорта РФ №17 от 18 января 2017 года:

Внести обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов, утвержденные приказом Министерства транспорта Российской Федерации от 18 сентября 2008 года №152 следующие изменения:

1. 1. В пункте 12 слова "В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании." исключить.

1. 2. Дополнить пунктом 16.1 следующего содержания:

"16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов".

Вот правила заполнения путевого листа на основании старого приказа Министерства транспорта РФ, которые был принят 18 сентября 2008 года:

Правила заполнения путевых листов:

1. 9. Путевой лист оформляется на каждое транспортное средство, используемое юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем для осуществления перевозок грузов, пассажиров и багажа автомобильным транспортом и городским наземным электрическим транспортом в городском, пригородном и междугородном сообщениях.

1. 10. Путевой лист оформляется на один день или срок, не превышающий одного месяца.

1. 11. Если в течение срока действия путевого листа транспортное средство используется посменно несколькими водителями, то допускается оформление на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя.

1. 12. В наименовании путевого листа указывается тип транспортного средства, на которое оформляется путевой лист (путевой лист легкового автомобиля, путевой лист трамвая и т.п.). Номер путевого листа указывается в заголовочной части в хронологическом порядке в соответствии с принятой владельцем транспортного средства системой нумерации. В заголовочной части путевого листа проставляются печать или штамп юридического лица, индивидуального предпринимателя, владеющих соответствующими транспортными средствами на правах собственности или ином законном основании.

1. 13. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на постоянную стоянку проставляются уполномоченными лицами, назначаемыми решением руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя, и заверяются их штампами или подписями с указанием инициалов и фамилий, за исключением случаев, когда индивидуальный предприниматель совмещает обязанности водителя.

1. 14. Даты, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки и его заезде на указанную стоянку проставляются индивидуальным предпринимателем в случае, если указанный предприниматель совмещает обязанности водителя.

1. 15. В случае оформления на одно транспортное средство нескольких путевых листов раздельно на каждого водителя дата, время и показания одометра при выезде транспортного средства с постоянной стоянки проставляются в путевом листе водителя, который первым выезжает с места постоянной стоянки, а дата, время и показания одометра при заезде транспортного средства на постоянную стоянку - в путевом листе водителя, который последним заезжает на постоянную стоянку.

1. 16. Даты и время проведения предрейсового и послерейсового медицинского осмотра водителя проставляются медицинским работником, проводившим соответствующий осмотр, и заверяются его штампом и подписью с указанием фамилии, имени и отчества.

16.1 Дата и время предрейсового контроля технического состояния транспортного средства проставляются контролером технического состояния автотранспортных средств или контролером технического состояния наземного электрического транспорта, проводившим соответствующий контроль, и заверяется подписью с указанием фамилии и инициалов

1. 17. Собственники (владельцы) транспортных средств обязаны регистрировать оформленные путевые листы в журнале регистрации путевых листов.

1. 18. Оформленные путевые листы должны храниться не менее пяти лет.

Мы выделили красным пункт 12 правил заполнения путевых листов, который перестанет действовать с 26 февраля 2017 года, после вступления в силу нового приказа Министерства транспорта № 17 от 18.01.2017 года. То есть, согласно новому законодательству, юридическим лицам и индивидуальным предпринимателем будет не нужно обязательно проставлять вверху путевого листа свою печать или штамп.

Где указывать ОГРН в путевых листах? Этот вопрос остается на усмотрение компании или ИП. По нашему мнению, ОГРН можно фиксировать в графе, предназначенном для информации об организации или ИП:

Дата и время предрейсового контроля

В порядке заполнения путевых листов с 15 декабря 2017 года дата и время предрейсового контроля технического состояния транспорта - это обязательный реквизит путевого листа. Установлено, что дата включает в себя число, месяц и год, а время – часы и минуты.

С 15 декабря 2017 года сведения о транспортном средстве должны включать дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства (если обязательность его проведения предусмотрена законом).

Изменения в правила обеспечения безопасности перевозок

С 15 декабря 2017 года внесены изменения в правила обеспечения безопасности перевозок. Если ранее предписывалось проводить ежедневный контроль технического состояния ТС перед выездом на линию с места стоянки и по возвращению к месту стоянки, теперь правилами установлено только проведение предрейсового контроля технического состояния до выезда транспортного средства с места постоянной стоянки.

Новые бланки путевых листов с 15 декабря с дополнительными реквизитами

Итак, с 15 декабря 2017 года, если вы применяете собственно разработанные бланки, то в них должны быть такие реквизиты:

1. Название – путевой лист.
2. Номер.
3. Срок действия.
4. Сведения о собственнике транспортного средства:
   – для организаций: наименование, организационно-правовая форма, местонахождение, номер телефона, ОГРН;
   – для предпринимателей: Ф. И. О., почтовый адрес, номер телефона, ОГРНИП.
5. Тип и модель машины.
6. Государственный регистрационный знак машины.
7. Показания одометра при выезде из гаража и при заезде в гараж.
8. Дата и время выезда из гаража и заезда в гараж.
9. Подпись и Ф. И. О. работника, который ставит в листе показания одометра, дату и время.
10. Ф. И. О. водителя.
11. Дата и время предрейсового и послерейсового медосмотра водителя.
12. Штамп, подпись и Ф. И. О. медицинского работника, который проводит медосмотр.
13. Отметка о предрейсовом осмотре технического состояния машины с датой и временем.
14. Подпись и Ф. И. О. контролера технического состояния машины.

Изменения с 24 декабря 2017 года

С 24 декабря 2017 года вступает в силу Порядок предрейсового контроля технического состояния транспортных средств утвержденный приказом Минтранса России от 6 апреля 2017 № 141. Поясним, что это за документ.

Чтобы исключить риск использования технически неисправного транспорта, организации и предприниматели, осуществляющие автомобильные перевозки, должны проводить предрейсовый контроль технического состояния транспортных средств (п. 4 ст. 29 Федерального законом от 10.12.1995 № 196-ФЗ «О безопасности дорожного движения»).

Как мы уже сказали, с 26.02.2017 дату и время проведения предрейсового контроля технического состояния транспортного средства должны обязательно указывать в путевом листе организации и предприниматели, эксплуатирующие: легковые автомобили, грузовые автомобили, автобусы, троллейбусы, трамваи. Эту информацию вносит контролер технического состояния автотранспортных средств.

Нарушение требований о проведении предрейсового контроля грозит штрафом (ч. 3 ст. 12.31.1 КоАП РФ):

• должностному лицу – в размере 5 000 рублей;
• организации или предпринимателю – в размере 30 000 рублей.

Кроме того, организациям необходимо соблюдать требования по заполнению путевых листов для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли (Письмо Минфина России от 16.06.2011 N 03-03-06/1/354).

В связи с этим важно обратить внимание на комментируемый Приказ, которым утвержден Порядок организации и проведения предрейсового контроля технического состояния транспортных средств (далее – Порядок).

В частности, установлено, что предрейсовый контроль проводится до выезда транспортного средства с места его постоянной стоянки. Если неисправности не выявлены, то контролер ставит в путевом листе отметку «прошел предрейсовый контроль технического состояния» и заверяет ее своей подписью с указанием фамилии, инициалов, даты и времени проведения предрейсового контроля. Эксплуатация транспортного средства без отметки о прохождении предрейсового контроля и подписи контролера не допускается (п. п. 3, 8, 10 Порядка).

Кроме того, организации или ИП нужно фиксировать результаты предрейсового контроля в специальном журнале, обязательные реквизиты которого перечислены в п. 11 Порядка. Дополнительные реквизиты можно включить в журнал для отражения особенностей конкретных видов перевозок.

Журнал регистрации результатов предрейсового контроля

Журнал регистрации результатов предрейсового контроля должен содержать следующие реквизиты:
1) наименование марки, модели транспортного средства;
2) государственный регистрационный знак транспортного средства;
3) фамилия, имя, отчество (при наличии) водителя транспортного средства;
4) фамилия, имя, отчество (при наличии) контролера, проводившего предрейсовый контроль;
5) дата, время проведения предрейсового контроля;
6) показания одометра (полные км пробега) при проведении предрейсового контроля;
7) отметка о прохождении предрейсового контроля;
8) подпись водителя транспортного средства;
9) подпись контролера, проводившего предрейсовый контроль.